Chính sách hủy dịch vụ & hoàn tiền của Công ty TNHH TOPAZ MEDIA được xây dựng nhằm quy định các nguyên tắc, điều kiện và phương thức xử lý khi khách hàng có nhu cầu hủy, tạm ngừng hoặc chấm dứt sử dụng dịch vụ công nghệ, truyền thông và Digital Marketing.
TopAZ Media hướng đến việc giải quyết các yêu cầu hủy dịch vụ trên tinh thần minh bạch, hợp tác và tôn trọng quyền lợi hợp pháp của các bên. Việc hoàn trả hoặc khấu trừ chi phí được xem xét căn cứ vào phạm vi công việc, tiến độ triển khai, các khoản thanh toán và những thỏa thuận đã được xác nhận.
Chính sách này được áp dụng cùng hợp đồng, báo giá, phụ lục và những quy định pháp luật có liên quan.
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách áp dụng đối với khách hàng cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức sử dụng các dịch vụ do TopAZ Media cung cấp, bao gồm:
- Thiết kế website chuyên nghiệp, chuẩn SEO.
- Dịch vụ SEO & tối ưu công cụ tìm kiếm.
- Quảng cáo & Digital Marketing tổng thể.
- Booking báo chí, Guest Post & quảng bá thương hiệu.
- Xây dựng thương hiệu & quản trị nội dung.
- Giải pháp chuyển đổi số & đồng hành doanh nghiệp.
Do đặc điểm triển khai khác nhau, điều kiện hủy và hoàn tiền có thể được quy định riêng cho từng dịch vụ trong hợp đồng hoặc thỏa thuận hợp lệ.
Các quy định pháp luật bắt buộc được ưu tiên áp dụng trong trường hợp có sự khác biệt với chính sách chung.
2. Nguyên tắc xử lý yêu cầu hủy dịch vụ
TopAZ Media tiếp nhận và xem xét các yêu cầu hủy dịch vụ dựa trên những nguyên tắc sau:
Minh bạch: Khách hàng được thông tin về tình trạng triển khai, các khoản đã thanh toán, giá trị công việc đã thực hiện và những chi phí liên quan.
Tôn trọng thỏa thuận: Việc hủy, chấm dứt hoặc hoàn tiền được xử lý theo hợp đồng và các điều kiện đã thống nhất hợp pháp.
Xem xét trách nhiệm của các bên: Nguyên nhân hủy dịch vụ, mức độ hoàn thành công việc và những vi phạm nghĩa vụ, nếu có, được xem xét khi xác định phương án xử lý.
Không áp dụng khấu trừ tùy tiện: Các khoản khấu trừ phải có căn cứ phù hợp, được xác định theo thỏa thuận và quy định pháp luật.
Bảo vệ quyền lợi hợp pháp: TopAZ Media không áp dụng những điều kiện nhằm loại trừ các quyền mà khách hàng được pháp luật bảo vệ.
3. Hủy dịch vụ trước khi triển khai
Trường hợp khách hàng đề nghị hủy dịch vụ sau khi xác nhận hợp tác nhưng trước khi TopAZ Media bắt đầu thực hiện công việc, yêu cầu sẽ được xem xét theo tình trạng giao dịch thực tế.
Nếu chưa phát sinh công việc, chi phí hoặc nghĩa vụ thanh toán cho bên thứ ba, các bên sẽ đối chiếu khoản đã thanh toán để xác định phương án hoàn trả phù hợp.
Trường hợp TopAZ Media đã thực hiện những công việc chuẩn bị theo thỏa thuận như khảo sát chuyên sâu, thiết kế phương án riêng, đặt mua tài nguyên hoặc thanh toán cho đối tác, các khoản chi phí liên quan sẽ được xem xét theo căn cứ hợp đồng.
Đối với khoản tiền có tính chất đặt cọc bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, việc xử lý được thực hiện theo điều khoản đặt cọc và quy định pháp luật.
Việc hủy trước khi triển khai không mặc nhiên đồng nghĩa với hoàn trả toàn bộ hoặc mất toàn bộ khoản tiền đã thanh toán.
4. Hủy dịch vụ trong quá trình triển khai
Khi khách hàng yêu cầu chấm dứt dịch vụ trong thời gian thực hiện, TopAZ Media sẽ phối hợp xác định tình trạng dự án tại thời điểm tiếp nhận thông báo.
Nội dung đối soát có thể bao gồm:
- Những hạng mục đã hoàn thành.
- Khối lượng công việc đang thực hiện.
- Sản phẩm hoặc tài nguyên đã bàn giao.
- Các khoản thanh toán đã nhận.
- Chi phí hợp lý đã phát sinh.
- Nghĩa vụ thanh toán cho bên thứ ba.
- Những công việc chưa thực hiện.
- Trách nhiệm của mỗi bên đối với việc chấm dứt hợp tác.
Dựa trên kết quả đối soát, các bên sẽ xác định nghĩa vụ thanh toán, hoàn trả hoặc bồi thường nếu có.
Đối với dịch vụ thực hiện theo từng giai đoạn, giá trị các phần công việc đã được nghiệm thu hoặc xác nhận hợp lệ là một trong những căn cứ quan trọng để xem xét nghĩa vụ tài chính.
Việc xử lý còn phụ thuộc vào hình thức chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng và các quy định pháp luật tương ứng.
5. Hủy dịch vụ sau khi hoàn thành và bàn giao
Đối với những dịch vụ đã được thực hiện đầy đủ và bàn giao theo phạm vi hợp đồng, yêu cầu hoàn tiền được xem xét căn cứ vào chất lượng thực hiện, điều kiện nghiệm thu và nghĩa vụ còn hiệu lực.
Trường hợp sản phẩm đã được nghiệm thu hợp lệ và không có căn cứ yêu cầu hoàn tiền theo hợp đồng hoặc pháp luật, TopAZ Media có thể từ chối yêu cầu hoàn trả.
Tuy nhiên, việc hoàn thành hoặc nghiệm thu không làm mất những quyền hợp pháp của khách hàng đối với lỗi sản phẩm, vi phạm nghĩa vụ, bảo hành hoặc các trường hợp khác được pháp luật bảo vệ.
Nếu phát hiện sai sót thuộc trách nhiệm của TopAZ Media, các bên sẽ phối hợp kiểm tra và lựa chọn phương án khắc phục, thực hiện lại, điều chỉnh giá trị thanh toán hoặc biện pháp khác theo thỏa thuận và pháp luật.
6. Chính sách hủy và hoàn tiền theo từng nhóm dịch vụ
Mỗi nhóm dịch vụ của TopAZ Media có đặc điểm triển khai, phương thức nghiệm thu và cơ cấu chi phí riêng.
6.1. Thiết kế website và phát triển công nghệ
Đối với dự án thiết kế website, lập trình chức năng hoặc xây dựng hệ thống trực tuyến, việc hủy dịch vụ được xem xét dựa trên tiến độ và các hạng mục đã thực hiện.
Các giai đoạn có thể bao gồm nghiên cứu yêu cầu, thiết kế giao diện, lập trình, tích hợp chức năng, kiểm thử và bàn giao.
Trường hợp khách hàng yêu cầu dừng dự án, TopAZ Media sẽ đối chiếu giá trị công việc, tài nguyên đã mua và các nghĩa vụ liên quan.
Những hạng mục chưa triển khai được xem xét xử lý theo thỏa thuận, trong khi sản phẩm đã hoàn thành được xác định quyền bàn giao, sử dụng và thanh toán tương ứng.
Nếu TopAZ Media không đáp ứng nghĩa vụ đã cam kết, khách hàng có quyền yêu cầu khắc phục hoặc áp dụng các biện pháp pháp lý phù hợp.
6.2. Dịch vụ SEO và tối ưu công cụ tìm kiếm
SEO là hoạt động tối ưu có tính liên tục, bao gồm nghiên cứu, triển khai kỹ thuật, xây dựng nội dung và theo dõi hiệu suất.
Khi khách hàng yêu cầu chấm dứt hợp tác, các bên sẽ đối chiếu khối lượng công việc trong kỳ, những hạng mục đã hoàn thành và các nghĩa vụ thanh toán còn lại.
Đối với phần dịch vụ chưa thực hiện, việc hoàn tiền hoặc điều chỉnh nghĩa vụ thanh toán được xem xét theo hợp đồng và căn cứ pháp lý áp dụng.
Việc không đạt một vị trí tìm kiếm mong muốn không mặc nhiên là căn cứ hoàn tiền nếu TopAZ Media không có nghĩa vụ cam kết kết quả đó.
Ngược lại, khách hàng vẫn có quyền yêu cầu xử lý khi TopAZ Media không thực hiện đầy đủ những công việc hoặc nghĩa vụ đã được thống nhất.
6.3. Quảng cáo và Digital Marketing
Đối với dịch vụ quảng cáo, việc đối soát cần phân biệt phí triển khai, quản lý chiến dịch và ngân sách thanh toán cho nền tảng quảng cáo.
Khi khách hàng yêu cầu dừng chiến dịch, TopAZ Media sẽ xem xét các hạng mục đã thực hiện và phối hợp xác định ngân sách còn lại.
Những khoản ngân sách chưa sử dụng được xử lý theo hình thức thanh toán, thỏa thuận hợp tác và chính sách của nền tảng liên quan.
Đối với số tiền đã được nền tảng quảng cáo ghi nhận là chi phí phân phối hợp lệ, việc hoàn trả phụ thuộc vào điều kiện và chính sách xử lý giao dịch tương ứng.
Các bên có trách nhiệm phối hợp kiểm tra dữ liệu và chứng từ nhằm xác định chính xác nghĩa vụ tài chính.
6.4. Booking báo chí, Guest Post và quảng bá thương hiệu
Dịch vụ Booking và truyền thông có thể phát sinh những khoản chi phí liên quan đến lịch xuất bản, vị trí hiển thị, biên soạn nội dung hoặc thanh toán cho đối tác.
Trường hợp khách hàng yêu cầu hủy trước khi bài viết được đăng, TopAZ Media sẽ kiểm tra tình trạng xử lý, những khoản chi đã phát sinh và điều kiện hủy của kênh xuất bản.
Đối với các bài viết hoặc vị trí quảng bá đã được xuất bản đúng thỏa thuận, việc hoàn tiền được xem xét theo quyền lợi đã cung cấp và những nghĩa vụ còn lại.
Nếu bài viết không thể xuất bản hoặc vị trí đã thống nhất không được cung cấp, TopAZ Media sẽ phối hợp đề xuất phương án thay thế, điều chỉnh hoặc hoàn trả theo trách nhiệm của các bên.
Những chi phí không thể thu hồi từ đối tác chỉ được xem xét khấu trừ khi có căn cứ hợp lệ, đã được thông báo theo thỏa thuận và không trái quy định pháp luật.
6.5. Xây dựng thương hiệu và quản trị nội dung
Các dịch vụ biên soạn nội dung, phát triển thương hiệu và quản trị website có thể được triển khai theo sản phẩm, dự án hoặc theo kỳ.
Khi phát sinh yêu cầu chấm dứt, TopAZ Media sẽ xác định số lượng nội dung đã hoàn thành, các hạng mục đã xuất bản và phần công việc chưa thực hiện.
Những nội dung đã được khách hàng phê duyệt hoặc nghiệm thu hợp lệ được đối soát theo điều kiện hợp tác.
Đối với phần chưa thực hiện, hai bên xem xét điều chỉnh thanh toán hoặc hoàn trả phù hợp với hợp đồng và pháp luật.
Trường hợp sản phẩm không đáp ứng tiêu chí đã thống nhất, khách hàng có quyền yêu cầu chỉnh sửa, khắc phục hoặc áp dụng biện pháp xử lý phù hợp.
6.6. Giải pháp chuyển đổi số và công cụ trực tuyến
Đối với các dự án phát triển công cụ quản trị, số hóa dữ liệu hoặc xây dựng nền tảng trực tuyến, việc hủy dịch vụ cần xem xét đặc điểm kỹ thuật và khả năng bàn giao từng phần.
Các bên sẽ xác định những chức năng đã hoàn thành, phần mềm hoặc tài nguyên đã được phát triển và những nghĩa vụ liên quan đến hệ thống hiện tại.
Trường hợp dự án phải dừng trước khi hoàn thiện, việc bàn giao phần công việc đã thực hiện, quyền sử dụng và chi phí tương ứng được giải quyết theo hợp đồng.
Những tài nguyên bên thứ ba hoặc giấy phép phần mềm có thể chịu điều kiện sử dụng, hoàn trả riêng của nhà cung cấp.
7. Quy định về tiền đặt cọc và thanh toán trước
TopAZ Media phân biệt giữa khoản đặt cọc để bảo đảm giao kết, thực hiện hợp đồng và khoản thanh toán trước cho dịch vụ.
Đối với tiền đặt cọc: Việc hoàn trả, khấu trừ hoặc xử lý trách nhiệm được thực hiện theo thỏa thuận đặt cọc hợp lệ và quy định pháp luật về đặt cọc.
Đối với khoản thanh toán trước: Việc quyết toán căn cứ vào giá trị công việc, chi phí liên quan, trách nhiệm của các bên và quy định áp dụng.
Không phải mọi khoản tiền được chuyển trước khi triển khai đều mặc nhiên là tiền đặt cọc theo nghĩa pháp lý.
Khi phát sinh tranh chấp, việc xác định bản chất khoản thanh toán cần căn cứ vào hợp đồng, chứng từ và nội dung thỏa thuận thực tế.
8. Các trường hợp có thể được hoàn tiền
Khách hàng có thể được xem xét hoàn trả một phần hoặc toàn bộ khoản thanh toán khi có căn cứ phù hợp, chẳng hạn:
- Dịch vụ chưa được triển khai và không còn nghĩa vụ thanh toán tương ứng.
- Hai bên thống nhất hủy hoặc chấm dứt hợp tác kèm phương án hoàn trả.
- TopAZ Media không thể cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận và phát sinh nghĩa vụ hoàn tiền.
- Phần công việc chưa thực hiện được xác định phải hoàn trả theo hợp đồng hoặc pháp luật.
- Giao dịch bị thanh toán trùng hoặc ghi nhận sai và được xác minh hợp lệ.
- Những trường hợp khác mà khách hàng có quyền yêu cầu hoàn tiền theo quy định pháp luật.
Mỗi yêu cầu được đánh giá dựa trên chứng từ, tình trạng triển khai và trách nhiệm thực tế của các bên.
9. Các trường hợp không mặc nhiên được hoàn tiền
Một số trường hợp không tự động làm phát sinh quyền hoàn tiền, bao gồm:
- Khách hàng thay đổi nhu cầu kinh doanh sau khi dịch vụ đã được thực hiện đúng thỏa thuận.
- Sản phẩm hoặc nội dung đã hoàn thành, bàn giao và đáp ứng tiêu chí nghiệm thu.
- Dịch vụ đã được cung cấp đầy đủ theo phạm vi hợp đồng.
- Ngân sách quảng cáo đã được nền tảng ghi nhận sử dụng hợp lệ.
- Chi phí đối tác đã phát sinh theo những điều kiện được thỏa thuận hợp pháp.
- Khách hàng không đạt kỳ vọng chủ quan ngoài những kết quả được cam kết trong hợp đồng.
Các trường hợp trên vẫn được xem xét nếu có bằng chứng về vi phạm nghĩa vụ, lỗi thuộc trách nhiệm của TopAZ Media hoặc căn cứ pháp luật khác cho phép hoàn tiền.
TopAZ Media không áp dụng quy định từ chối hoàn tiền trong mọi trường hợp.
10. Quy trình yêu cầu hủy dịch vụ và hoàn tiền
Để bảo đảm việc tiếp nhận và giải quyết rõ ràng, TopAZ Media định hướng thực hiện theo các bước sau:
Bước 1 – Gửi yêu cầu
Khách hàng liên hệ qua kênh chính thức, cung cấp thông tin hợp đồng hoặc dự án, lý do yêu cầu hủy và nội dung cần giải quyết.
Bước 2 – Tiếp nhận và xác minh
TopAZ Media kiểm tra thông tin khách hàng, trạng thái hợp đồng, tình hình thanh toán và các tài liệu liên quan.
Bước 3 – Đối soát tình trạng dịch vụ
Hai bên phối hợp xác định khối lượng công việc, sản phẩm đã bàn giao, khoản chi phí phát sinh và những nghĩa vụ chưa hoàn thành.
Bước 4 – Đề xuất phương án xử lý
Căn cứ kết quả đối soát, TopAZ Media thông tin phương án tiếp tục thực hiện, điều chỉnh, chấm dứt hoặc hoàn tiền phù hợp.
Bước 5 – Xác nhận kết quả
Các nội dung thống nhất được ghi nhận bằng hình thức phù hợp, có thể bao gồm biên bản, phụ lục, email hoặc tài liệu xác nhận hợp lệ.
Bước 6 – Hoàn tất nghĩa vụ
Các bên thực hiện nghĩa vụ thanh toán, hoàn trả, bàn giao tài nguyên hoặc những công việc còn lại theo phương án đã được xác nhận.
11. Thời gian xử lý và phương thức hoàn tiền
Thời gian giải quyết yêu cầu hủy và hoàn tiền phụ thuộc vào mức độ phức tạp của dự án, tình trạng đối soát và các nghĩa vụ cần xác minh.
TopAZ Media sẽ tiếp nhận, phối hợp xử lý và thông báo tiến độ cho khách hàng trong thời hạn đã thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật áp dụng.
Đối với các yêu cầu hoàn tiền đã được xác nhận, phương thức hoàn trả có thể là chuyển khoản ngân hàng hoặc hình thức hợp pháp khác được các bên thống nhất.
Thông tin tài khoản nhận hoàn tiền phải được cung cấp và xác minh phù hợp để hạn chế sai sót hoặc rủi ro giao dịch.
Trường hợp việc hoàn tiền phụ thuộc vào bên thứ ba, TopAZ Media sẽ thông tin về tình trạng xử lý và phối hợp thực hiện các nghĩa vụ thuộc trách nhiệm của mình.
12. Tạm ngừng dịch vụ thay cho hủy hợp đồng
Trong một số trường hợp, khách hàng có thể có nhu cầu tạm ngừng sử dụng dịch vụ thay vì chấm dứt hoàn toàn.
Tùy theo tính chất công việc và thỏa thuận, TopAZ Media có thể xem xét phương án tạm ngừng, điều chỉnh tiến độ hoặc tiếp tục triển khai vào thời điểm khác.
Các nội dung cần thống nhất bao gồm:
- Thời điểm bắt đầu và kết thúc tạm ngừng.
- Tình trạng công việc tại thời điểm tạm ngừng.
- Chi phí duy trì hệ thống hoặc tài nguyên, nếu có.
- Trách nhiệm quản lý dữ liệu và tài khoản.
- Điều kiện khôi phục triển khai.
- Những thay đổi về tiến độ và nghĩa vụ thanh toán.
Việc tạm ngừng chỉ được thực hiện trên cơ sở thỏa thuận phù hợp và không làm mất những quyền hợp pháp đã phát sinh.
13. Trách nhiệm đối với tài khoản, dữ liệu và sản phẩm
Khi hợp đồng chấm dứt, các bên cần phối hợp xác định trách nhiệm quản lý những tài nguyên liên quan đến dự án.
Tùy theo dịch vụ, các tài nguyên có thể bao gồm:
- Tên miền và hosting.
- Mã nguồn website.
- Nội dung, hình ảnh và cơ sở dữ liệu.
- Tài khoản quản trị.
- Tài khoản quảng cáo và công cụ phân tích.
- Tài liệu thiết kế hoặc sản phẩm truyền thông.
- Các giấy phép hoặc dịch vụ bên thứ ba.
Việc bàn giao, thu hồi quyền truy cập, lưu giữ hoặc xử lý dữ liệu được thực hiện theo hợp đồng, quyền sở hữu hợp pháp và nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu cá nhân.
TopAZ Media không tự ý xóa, giữ lại hoặc sử dụng tài nguyên thuộc quyền sở hữu hợp pháp của khách hàng trái với thỏa thuận và quy định pháp luật.
14. Trường hợp bất khả kháng và thay đổi khách quan
Một số tình huống ngoài khả năng kiểm soát hợp lý có thể ảnh hưởng đến việc triển khai dịch vụ, bao gồm thiên tai, sự cố hạ tầng nghiêm trọng hoặc các sự kiện đáp ứng điều kiện bất khả kháng theo pháp luật.
Khi phát sinh, các bên cần phối hợp đánh giá mức độ ảnh hưởng, khả năng tiếp tục thực hiện và những phương án xử lý phù hợp.
Việc tạm ngừng, điều chỉnh, chấm dứt hoặc hoàn trả được xem xét theo hợp đồng và quy định pháp luật.
Không phải mọi thay đổi về thuật toán, chính sách nền tảng hoặc điều kiện kinh doanh đều mặc nhiên được coi là sự kiện bất khả kháng.
TopAZ Media có trách nhiệm thực hiện những biện pháp hợp lý trong phạm vi nghĩa vụ của mình nhằm hạn chế thiệt hại phát sinh.
15. Giải quyết tranh chấp liên quan đến hoàn tiền
TopAZ Media ưu tiên giải quyết những bất đồng thông qua trao đổi, đối soát và thương lượng trên tinh thần thiện chí.
Khi phát sinh tranh chấp, các bên cần cung cấp thông tin, hợp đồng, chứng từ và những tài liệu liên quan để xác định nội dung cần giải quyết.
Nếu không thể đạt được thỏa thuận, các bên có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết theo quy định pháp luật.
Không nội dung nào trong chính sách này nhằm hạn chế quyền khiếu nại, khởi kiện hoặc những quyền hợp pháp khác của khách hàng.
16. Thay đổi và cập nhật chính sách
TopAZ Media có thể cập nhật chính sách hủy dịch vụ và hoàn tiền khi có thay đổi về hoạt động cung cấp dịch vụ hoặc quy định pháp luật.
Những nội dung điều chỉnh sẽ được công bố trên website chính thức.
Đối với hợp đồng đã có hiệu lực, việc thay đổi điều kiện hủy dịch vụ hoặc quyền hoàn tiền phải tuân thủ thỏa thuận hợp lệ và pháp luật áp dụng.
Việc cập nhật nội dung trên website không tự động làm thay đổi những quyền và nghĩa vụ đã được xác lập trước đó.
17. Thông tin liên hệ
Mọi yêu cầu liên quan đến việc hủy, tạm ngừng dịch vụ, hoàn tiền hoặc đối soát chi phí, khách hàng vui lòng liên hệ:
- Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH TOPAZ MEDIA
- Mã số thuế: 0314774533
- Website: https://topazmedia.vn/
- Điện thoại: 093 7671 789
- Email: topaz.hotro@gmail.com
TopAZ Media tiếp nhận và xem xét các yêu cầu hợp lệ trên tinh thần minh bạch, hợp tác và tôn trọng quyền lợi của các bên.
TopAZ Media – Minh bạch trong hợp tác, trách nhiệm trong triển khai và công bằng trong giải quyết quyền lợi khách hàng.